E-Rechnungs-Pflicht 2025–2028: was der Mittelstand jetzt braucht — und was warten kann

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen im B2B empfangen können. Nicht „bald”, nicht „ab 2028” — seit über einem Jahr. Genau dieser Teil geht in den meisten Betrieben unter, weil die ganze Aufmerksamkeit auf dem Versand liegt, der erst gestaffelt 2027/2028 kommt.

Gleichzeitig hört man auf jeder zweiten Sales-Folie, man brauche „jetzt sofort” Peppol, ein neues ERP und ein E-Rechnungs-Paket für ein paar tausend Euro. Das meiste davon ist für den typischen Mittelständler zu früh oder gar nicht nötig.

Hier ist die ehrliche Einordnung: was rechtlich gilt, was du diese Woche sicherstellen solltest, was bis 2027 warten kann — und welche Mythen du ignorieren kannst.

Was eine „E-Rechnung” überhaupt ist (und was nicht)

Rechtsgrundlage ist das Wachstumschancengesetz (in Kraft seit 27.03.2024), das § 14 UStG geändert hat. Entscheidend ist die Definition:

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der EU-Norm EN 16931, die maschinell verarbeitet werden kann.

Das heißt im Klartext:

Ein PDF ist keine E-Rechnung. Auch nicht ein gescanntes Papier, auch nicht ein „schönes” Rechnungs-PDF per Mail. Diese gelten ab jetzt als „sonstige Rechnung”.
Eine echte E-Rechnung ist eine strukturierte XML-Datei nach EN 16931. In Deutschland praktisch zwei Formate:
- XRechnung — reines XML, der Standard für öffentliche Auftraggeber (B2G).
- ZUGFeRD (ab 2.0.1) — ein Hybrid: eine PDF/A-3, in die die XML-Datei eingebettet ist. Der Mensch sieht ein normales PDF, die Software liest das XML.

Für den Mittelstand ist ZUGFeRD meist der angenehmere Weg, weil der Beleg weiterhin wie eine lesbare Rechnung aussieht — der strukturierte Teil reist unsichtbar mit.

Die echte Zeitleiste

Es gibt nicht „den einen Stichtag”. Es sind zwei getrennte Themen — Empfang und Versand — mit unterschiedlichen Fristen.

Empfang — gilt bereits:

Seit 1. Januar 2025: Jeder inländische Unternehmer muss E-Rechnungen annehmen und verarbeiten können. Dafür reicht im Minimum ein E-Mail-Postfach, das XML/ZUGFeRD entgegennimmt — aber du musst die Rechnung auch auslesen und revisionssicher archivieren können.

Versand — gestaffelt:

2025 und 2026: Du darfst weiterhin Papier oder PDF verschicken — aber nur noch mit Zustimmung des Empfängers. Wer eine echte E-Rechnung verlangt, bekommt sie.
Ab 1. Januar 2027: Papier/PDF im B2B nur noch erlaubt, wenn dein Vorjahresumsatz (2026) höchstens 800.000 € betrug. Darüber: E-Rechnung Pflicht.
Ab 1. Januar 2028: E-Rechnung im inländischen B2B für alle verpflichtend — unabhängig vom Umsatz.

Kurz: Empfangen musst du heute. Versenden hast du — je nach Größe — noch ein bis zwei Jahre Zeit.

Was JETZT zu tun ist (Empfangs-Checkliste)

Das ist der Teil mit der bereits laufenden Pflicht. Realistisch in einem Nachmittag erledigt:

Festes Eingangs-Postfach für Rechnungen (z. B. rechnung@deinefirma.de), das XML- und ZUGFeRD-PDF-Anhänge annimmt.
Auslese-Fähigkeit: ein System (ERP/Buchhaltung/DMS), das das XML einliest und Lieferant, Betrag, Datum, Positionen erkennt — nicht nur das PDF anzeigt.
Revisionssichere Archivierung des strukturierten Originals (die XML), nicht nur des PDF-Ausdrucks. Aufbewahrungsfrist für Rechnungen: 8 Jahre (seit 2025 von 10 auf 8 verkürzt).
Prozess klären: Wer prüft eingehende E-Rechnungen, wer gibt frei?
Lieferanten, die schon E-Rechnungen schicken, nicht zur PDF zwingen — die Annahme ist deine Pflicht.

Wer eine moderne Buchhaltung oder ein ERP nutzt, hat den Decoder oft schon an Bord. Wer noch mit „PDF per Mail + Ablage im Ordner” arbeitet, sollte hier zuerst ansetzen — das ist der akute Punkt, nicht der Versand.

Was warten kann (Versand)

Den Versand kannst du ruhig nach deiner Umsatzgröße planen:

Über 800.000 € Vorjahresumsatz → Ziel 1. Januar 2027.
Darunter → spätestens 1. Januar 2028, vorher freiwillig.

„Vorher freiwillig” ist oft sinnvoll, weil E-Rechnungen schneller bezahlt werden (keine Abtipp-Fehler, direkter Import beim Kunden) — aber es ist kein Notfall. Wer 2026 in Ruhe umstellt, ist früh genug dran.

Brauchst du Peppol? (Kurz: nein)

Peppol ist das beliebteste Verkaufsargument — und das größte Missverständnis. Peppol ist ein Übertragungs-Netzwerk, kein Pflicht-Format. Das Gesetz schreibt das Format (EN 16931) vor, nicht den Transportweg.

Eine E-Rechnung darfst du völlig legal per E-Mail als XRechnung-XML oder ZUGFeRD-PDF verschicken. Peppol lohnt sich erst, wenn du viele Rechnungen an Peppol-angebundene Großkunden/öffentliche Stellen schickst und den automatischen Zustellweg willst. Für den klassischen Handwerks- oder Dienstleistungsbetrieb ist E-Mail + ZUGFeRD völlig ausreichend.

Die Ausnahmen (die gerne verschwiegen werden)

Nicht jede Rechnung muss eine E-Rechnung sein:

B2C (Rechnungen an Endverbraucher) — komplett ausgenommen.
Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (brutto) — dürfen weiter „sonstige Rechnung” sein.
Fahrausweise als Rechnung.
Auslandsrechnungen (Empfänger nicht im Inland) — fallen nicht unter die inländische B2B-Pflicht.

Die Pflicht gilt also präzise für inländisches B2B über 250 €.

Drei Sales-Märchen, die du ignorieren kannst

„Sie müssen sofort umstellen, sonst drohen Bußgelder.” — Empfangen ja (seit 2025). Versenden: nein, je nach Umsatz bis 2027/2028 Zeit. Kein Grund für eine Panik-Beschaffung.
„Ohne Peppol geht es nicht.” — Falsch. Format ist Pflicht, Transportweg nicht. E-Mail genügt.
„Sie brauchen ein neues ERP für 5-stellig.” — Oft reicht eine Buchhaltung oder ein ERP, das EN-16931-XML lesen und schreiben kann. Viele Standard-Systeme (auch Open-Source-ERP) können das bereits oder mit kleiner Konfiguration.

Ein pragmatischer Fahrplan

Diese Woche: Empfang sicherstellen — Postfach, Auslese, Archivierung. Das ist die laufende Pflicht.
2026: Versand-Fähigkeit aufbauen (XRechnung/ZUGFeRD erzeugen können), in Ruhe testen, einzelne Kunden umstellen.
Format wählen: ZUGFeRD für lesbare Hybrid-Belege, XRechnung wo der Kunde reines XML verlangt (öffentliche Auftraggeber).
Peppol nur, wenn ein konkreter Großkunde es fordert.
Stammdaten prüfen: USt-IdNr., vollständige Adressen, IBAN — ohne saubere Stammdaten erzeugt kein System eine valide E-Rechnung.

E-Rechnung ist keine Raketenwissenschaft und kein Notfall — aber der Empfang ist eine echte, bereits laufende Pflicht, die viele übersehen. Wer das ordnet und den Versand entlang der eigenen Umsatzgröße plant, ist entspannt im Rahmen.

Wenn du wissen willst, ob dein bestehendes System schon EN-16931-fähig ist oder was eine schlanke Umstellung kostet, schauen wir uns das ehrlich an — sprich uns an. Wir bauen E-Rechnung dort ein, wo sie hingehört: in deinen bestehenden Beleg-Workflow, ohne Lizenzfalle und ohne Peppol-Zwang.