Krynex Labs Pilot Suite

Wenn das Altsystem zur Bremse wird

Ihr kennt die Symptome. Die Auftrags-Verwaltung läuft in Excel, weil das ERP für 90er-Workflows gebaut ist. Beim Onboarding neuer Mitarbeitender vergehen Wochen, bis sie die handgemachte Tabellen-Logik verstehen. Wenn jemand sagt „lass uns das doch automatisieren”, scheitert es spätestens an „aber das System hat keine API”. Und Hersteller-Support wird teurer, langsamer oder läuft 2027 ganz aus.

Das ist der Moment, wo Anbindung teurer wird als Ersatz. Hier kommt Pilot Suite ins Spiel.

Was Pilot Suite ist — und was nicht

Pilot Suite ist eine moderne ERP-Komplettlösung mit branchen-spezifischen Modulen, die wir pro Kunde auf einer dedizierten Cloud-Instanz aufsetzen. Eigene Datenbank, eigene Subdomain, eigene Konfiguration. Nicht Multi-Tenant — sondern eure Instanz, mit eurem Datenmodell.

Was Pilot Suite nicht ist:

• Kein Closed-Source-Produkt mit Vendor-Lock-in
• Kein US-Cloud-Angebot mit fragwürdiger DSGVO-Position
• Kein SaaS-Mietmodell mit festen Datenmodellen wie Sevdesk oder Lexware Office
• Kein Eigen-ERP, das wir von Null gebaut haben — wir nutzen eine bewährte Open-Source-Basis

Drei Schichten: ERP, KI, Connector

Schicht 1 — ERP-Basis

Wir bauen das ERP nicht von Null. Eine bewährte Open-Source-ERP-Basis bringt zehntausende Mannjahre Entwicklungsarbeit mit, deckt Buchhaltung, Auftrags-Wesen, Lager, CRM, HR und Projektsteuerung ab. Wir härten, konfigurieren und ergänzen — wir bauen kein eigenes ERP-Kern-System.

Schicht 2 — Krynex Module

Das ist unsere Wertschöpfung. Hier sitzen:

• KI-Workflow-Layer (n8n-Templates für Standard-Prozesse)
• Branchen-Konfigurationen (Datenmodelle, Felder, Workflows für eure Branche)
• Reporting-Module (KPIs, Anomalie-Erkennung, Monatsberichte automatisiert)
• DSGVO-Module (Audit-Trails, Einwilligungs-Verwaltung, Lösch-Workflows)
• Voice-Bridge zum IONOS-KI-Telefonassistenten

Schicht 3 — Aussenwelt

Was nicht in Pilot Suite gehört, bleibt draußen. Voice-Telefonie kommt von IONOS (29 € Tarif L). DATEV-Schnittstelle bleibt euer Steuerberater. Spezialisierte Branchen-SaaS-Tools binden wir bei Bedarf an.

Branchen-Module — was heute schon ausgereift ist

• Handwerk — Aufmaß-Erfassung, Materialwirtschaft mit Mindestbeständen, Wartungs-Reminder, Auftrags-Steuerung mit Stunden-Rapport
• Heilberufe — Patienten-Verwaltung mit DSGVO-Zugriffslogs, Termin-Logik (Praxis-Slots, Vertretungen), Rezept-Verwaltung
• Sicherheitstechnik — Anlagen-Stammdaten mit GPS, Notdienst-Eskalations-Logik, Wartungs-Zyklen mit Alarmierung
• Anwaltskanzleien — Akten-Verwaltung, Fristenkontrolle mit Eskalation, Mandatsannahme-Flow, Honorar-Abrechnung
• Großhandel / B2B-Vertrieb — Kundenkonten-Preislogik, Mengen-Rabatte, Branchen-Konditionen
• Hausverwaltung — Objekt-/Mieter-Verwaltung, Ticket-Routing, Handwerker-Vermittlung

Weitere Branchen auf Anfrage. Ein neues Branchen-Modul bauen wir typischerweise in 3–5 Wochen — wenn ihr die ersten Pilot-Kunden mitbringt, der erste Setup-Preis ist dann deutlich reduziert.

Migration aus dem Altsystem

Drei Phasen, keine Big-Bang-Risiken.

Phase 1 — Discovery (2–3 Tage)

Wir analysieren euren Datenbestand, die genutzten Module, die manuellen Excel-Workarounds. Output: eine konkrete Modul-Liste, Daten-Mapping-Tabellen und ein Migrations-Plan mit Zeitachse.

Phase 2 — Parallel-Aufbau (4–8 Wochen)

Wir bauen die Pilot-Suite-Instanz auf, migrieren historische Daten in Stufen, bauen die wichtigsten Workflows nach. Eure Stammdaten kommen sauber rüber, eure Bewegungsdaten gestaffelt (z.B. erst 1 Jahr Historie, dann nach Stabilität die Vollhistorie).

Phase 3 — Cutover (1 Stichtag, 2 Wochen Hypercare)

Stichtag-Wechsel mit dokumentiertem Rollback-Plan. 2 Wochen erhöhte Bereitschaft (Hypercare-Phase), in der wir Bugs und Edge-Cases live nachziehen. Danach Normal-Betrieb.

Migrations-Aufwand: 4.900–14.900 € je nach Datenmenge, Anzahl der nachzubauenden Workflows und Komplexität der bestehenden Stammdaten-Qualität.

Demo verfügbar — live, mit Beispieldaten eurer Branche

Wir glauben nicht an Hochglanz-Demos, die unter Laborbedingungen aussehen wie ein iPhone-Werbespot. Stattdessen:

• 60-Minuten-Discovery-Call mit Live-Demo-Instanz, befüllt mit Beispieldaten eurer Branche
• Optional: Sandbox-Tenant für 4 Wochen, in dem ihr selbst klickt — kostenfrei, ohne Verpflichtung
• Anschluss-Audit wenn ihr ernsthaft prüft (siehe AI-Readiness-Audit)

Demo buchen über Kontakt-Seite

Pricing

Tier L im AI Operations Stack:

• Setup 14.900–24.900 € (je nach Modul-Tiefe und Branchen-Konfiguration)
• Monats-Pauschale 1.290–1.990 € inkl. Hosting, Backup, Updates, 20–25 h Service/Monat, 24/7-Monitoring
• Plus 29 €/Mo IONOS Voice (1:1 Pass-Through, falls Voice-Anbindung gewünscht)
• Migration einmalig 4.900–14.900 € (separat kalkuliert nach Discovery)

Mietmodell-Option: alles als monatliche Pauschale mit Festlaufzeit 12–60 Monate bündelbar. Steuer- und bilanztechnisch oft günstiger als hohe CapEx-Einmal-Investition.

Eigene Kalkulation? Probiert den ROI-Rechner. Wettbewerber-Angebot zum Vergleich? TCO-Vergleich findet ihr im selben Rechner.

Häufige Fragen

Wann lohnt sich Pilot Suite — und wann nicht?

Lohnt sich, wenn euer ERP keine API hat (AS/400, ausgelaufene Branchen-Software, Eigenentwicklungen aus den 2010ern) oder ihr im Excel-Friedhof feststeckt. Lohnt sich nicht, wenn ihr ein modernes ERP habt (Business Central, S/4HANA, aktuelles Sage) — dann ist AI Operations Stack — Weg A (Anbindung) die richtige Wahl.

Was, wenn wir nach 3 Jahren wechseln wollen?

Ihr bekommt PostgreSQL-Datenbankexport, alle Konfigurationsdateien und Modul-Dokumentation. Damit kann ein externer Dienstleister das System bei sich aufsetzen — oder ihr migriert zu einem anderen Anbieter. Wir halten euch nicht über Lock-in. Wir halten euch über gute Leistung.

Welche Hosting-Infrastruktur nutzt ihr?

EU-Rechenzentrum in Frankfurt. Dedizierte VM oder Container pro Kunde, eigene PostgreSQL-Datenbank, eigene Subdomain. Tägliche Backups mit 30-Tage-Retention. AVV-Vertrag nach DSGVO Art. 28.

Bekommen wir Zugriff auf die Datenbank?

Auf Wunsch ja — als Read-Only-Replikat, damit ihr eigene Reports bauen oder mit Power BI, Metabase, Tableau analysieren könnt. Volle Schreib-Rechte gibt es nur über die ERP-Oberfläche, damit Integrität und Audit-Trail erhalten bleiben.

Was passiert bei Krynex-Insolvenz?

Wir haben Escrow-Vereinbarungen mit einem deutschen Treuhänder im Standardvertrag. Im Insolvenz-Fall bekommt ihr automatisch alle Daten, Konfigurationen und Lizenzen direkt ausgehändigt, damit ihr ohne uns weiterarbeiten könnt. Wer auf Mietmodell-Verträge mit Hardware-Komponente setzt, hat zusätzlich PrimeLine als Hardware-Partner abgesichert.